Společnost Penzion Diana, s.r.o., IČ: 28639022, se sídlem Za Mlýnem č.p. 209, 751 19 Vlkoš, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 44921, tímto jakožto správce osobních údajů informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů touto společností, včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním jeho osobních údajů společností Penzion Diana, s.r.o.
Společnost Penzion Diana, s.r.o. prohlašuje, že zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“).
Správce osobních údajů, kontaktní údaje
Jméno: Penzion Diana, s.r.o.
IČ: 286 39 022
Sídlo: Za Mlýnem č.p. 209, 751 19 Vlkoš
Jakékoli dotazy týkající se zpracovávání osobních údajů můžete zasílat na adresu sídla správce, na emailovou adresu info@naturforest.cz nebo telefonicky na č. +420 732 141 042.
Rozsah zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to
v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.
Zdroje osobních údajů
- od subjektů údajů (e-maily, telefon, webové stránky, kontaktní formulář na webu, sociální sítě, vizitky apod.)
- distributor
- veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.)
Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování
- jméno a příjmení, příp. akademický titul
- název obchodní firmy
- datum narození
- IČO, DIČ
- adresa trvalého pobytu
- adresa sídla nebo místa podnikání
- dodací adresa
- kontaktní e-mailová adresa
- kontaktní telefonní číslo
- pracovní pozice a/nebo funkce ve společnosti
- bankovní spojení
- záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných správcem získané z cookies
v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči - další údaje nezbytné pro plnění smlouvy
- údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu
ze strany subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem personálních řízení apod.)
Kategorie subjektů údajů
- zákazník správce
- zaměstnanec správce
- dopravce
- dodavatel služby a/nebo zboží
- jiná osoba, které je ve smluvním vztahu ke správci
- uchazeč o zaměstnání
Kategorie příjemců osobních údajů
Správce při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů, kterým poskytuje osobní údaje. Jedná se zejména o
- přepravce zboží
- velkoobchody
- finanční ústavy
- veřejné ústavy
- znalce, advokáty, auditory
- obchodní zástupce apod.
Správce dále poskytuje osobní údaje o subjektu údajů státním a jiným orgánům v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy.
Účel zpracování osobních údajů
Poskytnutí osobních údajů nutných pro splnění smlouvy, plnění zákonných povinností správce
a ochranu oprávněných zájmů správce je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebuje správce souhlas subjektu osobních údajů. Účelem zpracování osobních údajů jsou zejména:
- procesy spojené s identifikací a možným kontaktováním zákazníka
- poskytování služeb a dodání objednaného zboží
- vyúčtování za služby, vystavení daňových dokladů
- plnění zákonných povinností ze strany správce
- vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory, evidence dlužníků
- archivnictví vedené na základě zákona o výběrovým řízení na volná pracovní místa
- ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů
Způsob zpracování a ochrany osobních údajů
Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v jeho provozovnách a sídle jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, příp. zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. Při zpracování osobních údajů správcem nedochází
k automatizovanému rozhodování.
Doba zpracování osobních údajů
Ke zpracování osobních údajů dochází po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou údaje zpracovávány, a to v souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách a v příslušných právních předpisech. Doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, je stanovena následovně:
- u zákazníků služeb, je správce oprávněn v případě, že tito mají splněny veškeré své závazky vůči němu, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se správcem po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se správcem
- v případě zakoupení zboží od správce je tento oprávněn zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a správcem po dobu 4 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží
- v případě jednání mezi správcem a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je správce oprávněn zpracovávat poskytnuté osobní údaje
po dobu 6 měsíců od ukončení předsmluvního jednání - daňové doklady vystavené správcem jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani
z přidané hodnoty, archivovány po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo; z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy
Poučení
Správce zpracovává údaje se souhlasem subjektu údajů s výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas subjektu údajů. Bez souhlasu subjektů údajů může správce zpracovávat tyto údaje:
- subjekt údajů udělil souhlas pro jeden či více konkrétních účelů
- zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo
pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů - zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
- zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby
- zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce,
- zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů
Práva subjektů údajů
Právo na přístup k osobním údajům – subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k informacím o:
- účelech zpracování
- kategoriích dotčených osobních údajů
- příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
- plánované době zpracování
- o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování,
- právu podat stížnost u dozorového úřadu
- veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů
- skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování
- vhodných zárukách při předání údajů mimo EU
V případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob má subjekt údajů dále právo požádat o kopii zpracovaných osobních údajů. V případě opakované žádosti je správce oprávněn
za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
Právo na opravu nepřesných údajů – subjekt údajů má právo na opravu nepřesných případně doplnění neúplných osobních údajů, které o něm správce zpracovává. Subjekt údajů má povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout správci součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracovává, nejsou přesné.
Právo na výmaz – subjekt údajů má právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud správce neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů.
Právo na omezení zpracování – subjekt údajů má do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování. Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být předmětné osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu EU nebo některého jejího členského státu.
Oznamovací povinnost správce ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování – v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů má správce povinnost informovat jednotlivé příjemce osobních údajů o této skutečnosti, a to s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjektu údajů poskytne správce subjektu údajů informaci o těchto příjemcích.
Právo na přenositelnost osobních údajů – subjekt údajů má právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu,
a právo požádat správce o předání těchto údajů jinému správci, a to v případě, že ke zpracování osobních údajů došlo na základě uzavření a plnění smlouvy nebo na základě souhlasu subjektu údajů
a jejich zpracování se provádí automatizovaně. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít
k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze takové žádosti vyhovět.
Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů – subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu správce. V případě, že správce neprokáže, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, správce zpracování na základě námitky neprodleně ukončí.
Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů – došlo-li k udělení souhlasu
se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely, je možné takový souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle. Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.
Právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů – subjekt údajů má právo být správcem bez zbytečného odkladu informován o porušení zabezpečení osobních údajů přijatých správcem, pokud je pravděpodobné, že porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob.
Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů – subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad
pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) v případě, že zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy.
Více informací o právech subjektu údajů je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276)